כיצד תדעו שהאירוע הצליח?!..
האורחים התפזרו, נשארתם רק אתם עם סיפוק בלב ועם כל הבלאגן.. אך האם גם האורחים נהנו ?
המדדים להצלחתו של האירוע הם בדרך כלל
- השעה- כאשר הקהל נשאר עד לשעה מאוחרת יותר ממה שתכננתם וציפיתם..
- שיתוף הפעולה- כאשר היה שיתוף פעולה בין הזמרת שירה בציבור לבין הקהל,
- תגובות – כמובן שאם תקבלו טלפונים וסמסים של תודה,
תדעו שעשיתם מלאכתכם כמו שצריך ובהצלחה.
היכן לערוך את האירוע ?
חלק חשוב מיצירת השלד בבנייה ותכנון של האירוע הוא בחירת המקום בו ייערך. עליכם להתחשב במספר גורמים בבחירת המקום, דבר ראשון- עונת השנה, כמובן שלאירוע שייערך בחורף עליכם לבחור מקום סגור ומכך נובע שהינכם מוגבלים ומספר המקומות שלרשותכם מצומצם יותר.
דבר שני- נגישות – רצוי שהמקום שתבחרו יהיה ממוקם במקום אליו יוכלו המוזמנים להגיע בקלות.
מספר האורחים גם הוא פרט חשוב שעליכם לקחת בחשבון ולמצוא מקום שיאכלס את כמות האורחים שלכם בצורה מתאימה. בבחירת המקום לאירוע עליכם לקחת בחשבון את טעמו של בעל האירוע אם זה לא אתם..
בשלב שני ולאחר שלפניכם מספר מקומות רלבנטיים, בדקו מחירים, מחיר למנה, מחיר מערכת הגברה, ומצאו מקום שעומד בתקציב שלכם.
לוח הזמנים
אם בחרתם לערוך מסיבת הפתעה כלשהי, הזמינו את האורחים לכשעה לפני שתכניסו את בעל השימחה בהפתעה,בארצינו בדרך כלל לא מדייקים בזמנים ובמיוחד כשמוזמנים לאירוע כלשהו, דאגו להגיד לכל אחד ואחד מהמוזמנים שאתם עורכים מסיבת הפתעה וזאת על מנת שיגיעו בזמן ואפקט ההפתעה יצליח.
לאחר כניסת בעל השימחה,במקביל ובנוסף יש לתכנן איך יתנהל הקהל עד אשר יכנס בעל השימחה, מה
יעשה בנתיים, איזו מוסיקה להשמיע במקום ומה תהיה החוויה שלו.
אוכל וכיבוד
האוכל באירוע הוא חלק חשוב ונחשב כהנאה העיקרית, לכן חשוב לשים לב לכמויות המוגשות, לטיב ולאיכות האוכל שתגישו לאורחים.
שירה בציבור כתכנית האמנותית
גם כאשר האירוע נראה קטן. אינטימי ואינו הפקה גדולה, רצוי מאוד להביא תכנית בידור כלשהי ולספק תוכן לאורחים, זאת על מנת שהערב כולו לא יבוסס על אוכל.
גם באירועים גדולים יותר אשר בהם בחלק מהערב ישנם טקסים או נאומים. חשוב להוסיף חלק בידורי כגון: מופע סטנד-אפ, שירה בציבור, או הופעה כלשהי.
להזמנת מופע שירה בציבור תוכלו לפנות לחברה אשר מספקת אמנים או לחפש
בכוחות עצמכם באינטרנט, או לנסות לקבל המלצה כלשהי..
כל אירוע וכל תכנון אירוע מורכב ממכלול דברים, גדולים וקטנים יותר, אך בסופו של דבר אירוע בא לשמח את בעל השימחה וכמובן גם את אורחיו, לכן יש להתחשב בשניהם.
