כל אירוע, גם אם זה אירוע קטן הנערך בסלון הבית וגם אם במקום גדול בחוץ, יש לוודא שהאומן יגיע כשעה לפחות לפני תחילת האירוע כדי להתמקם במקום הנכון והאופטימלי ליצירת ערב מהנה ואווירה שמחה ובלתי נשכחת לכל המוזמנים.
ערב שירה בציבור הוא אינו הופעה, אלא הפעלה של הקהל, ז"א הקהל עצמו משתתף ולוקח חלק פעיל בתכנית הערב. בכך ששר במשך הערב את כל אותם שירים המוקרנים, ואף לוקח חלק בבחירת השירים.
לכן בערב שירה בציבור שהינו "הפעלה"י ניתן ליצור הנאה רבה יותר אצל המשתתפים הלוקחים חלק פעיל בתכנית.
כדי לערוך אירוע מוצלח,עליכם להכיר את הקהל המוזמן ולהתאים את תכנית הערב לקהל. אם הקהל אותו הזמנתם הינו קהל מעורב מבחינת הגילאים, עליכם למצוא אמן אשר יוכל להיות מגוון מבחינת המוסיקה ולהציע לכם מספר סגנונות ומוסיקה, מוסיקה שנות ה-60`, סמבה,שירי ארץ ישראל הישנה,טנגו,הורה,להיטי mtv וכו`..
ציוד ההגברה אותו יביא האמן או הזמרת לאירוע שלכם הינו חלק חשוב מאירוע ומערב שירה בציבור. ציוד הגברה מקצועי ואיכותי אשר גם בווליום אינו מאבד מאיכותו, יוסיף רבות לערב וישאר בזכרונם של החוגגים לזמן רב.
אם מדובר על אירוע קטן במקום קטן, יש למצוא את המקום המתאים ביותר להצבת מערכת ההגברה, ולהציב את הרמקולים במקום בו לא יעמדו קרוב מידי לאזניהם של האנשים. כאשר מדובר באירוע גדול יותר,ניתן להרחיק את הרמקולים מהקהל ולהציבם רק ברחבת הריקודים. באולמות ומקומות גדולים לאירועים ישנה בד"כ במה עליה תוכל זמרת שירה בציבור והקלידן לעמוד עם מערכת ההגברה אותה
הביאו.
בערב שירה בציבור חשוב שהקהל יהיה קרוב למנחה כדי שזה יוכל להתקרב אל האנשים,לשתפם וליצור אווירה אינטימית.
